Erste Bürgeramts-Dokumentenausgabebox für Berlin. Go-live im Bezirk Reinickendorf am 20.11.2025!

Am 20. November war es endlich so weit: Im Foyer des Rathauses Reinickendorf wurde die erste Berliner Bezirks-Dokumentenausgabebox – hergestellt von unserem dänischen Partner Biometric Solutions – feierlich in Betrieb genommen! Ein digitaler Meilenstein für den Bezirk Reinickendorf.  

Ein freudiger Anlass, zu dem die Bezirksbürgermeisterin Emine Demirbüken-Wegner neben Berlins Staatssekretärin für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung, Martina Klement, auch Sven Knochmuß, den Geschäftsführer der HSH, und Michael Schmidt Barsøe, den Geschäftsführer von Biometric Solutions, sowie viele weitere Gäste begrüßte. Sie nutzte die Gelegenheit, um bei diesem gemeinsamen Projekt der Senatskanzlei und des Bezirksamts Reinickendorf allen Beteiligten für Engagement, Ausdauer, Enthusiasmus und die technische Umsetzung zu danken.  

Denn obwohl die funktionsfähige Dokumentenausgabebox bereits seit dem 7. November 2024 im Rathaus stand, hat es bis zur tatsächlichen Inbetriebnahme noch sage und schreibe 379 Tage gedauert. Die komplexen Zuständigkeiten in Berlin und vielfältige andere Gründe – wie beispielsweise, dass für den Betrieb neuer technischer Geräte umfangreiche Konzepte u. a. zum Datenschutz und der IT-Sicherheit erstellt und Anträge für die Integration in das Berliner Landesnetz gestellt werden mussten – haben das Projekt in die Länge gezogen. 

„Es fühlt sich an wie ein Weihnachts- und Ostergeschenk zugleich. Nun können wir endlich das Versprechen einlösen, den Bürgerservice in Reinickendorf weiter zu optimieren“, freut sich Demirbüken-Wegner und ergänzt „Wer Bürgeramtsmodernisierung ernst meint, braucht eine Dokumentenausgabebox.“

Ab sofort können beantragte Personalausweise und Reisepässe auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten des Bürgeramtes abgeholt werden. Nach einer Probephase soll dieses Angebot künftig auch für beantragte Dokumente aus anderen Reinickendorfer Bürgerämtern verfügbar sein.

Auch Staatssekretärin Martina Klement ist überzeugt: „Alle Bezirke sollen eine Dokumentenausgabebox® haben, damit die Bürger frei wählen können, wo sie ihre Dokumente abholen.“

Reinickendorf macht den Schritt vom Pilot in den Regelbetrieb: Die Dokumentenausgabebox® (DAB) ist an die VOIS-Fachverfahren angebunden (u. a. MESO/ADVIS/AUSO) – Ausweis- und Passdokumente können so ohne Zusatzwege ausgegeben werden, Vor-Ort-Termine werden spürbar reduziert. Das Berliner Setup ist übertragbar: Friedrichshain-Kreuzberg schließt technisch an, weitere Bezirke können zügig andocken – skalierbar, praxiserprobt, bürgernah. 

Zum Start laufen Personalausweise und Reisepässe über die Box; eAT und Führerscheine sind perspektivisch vorgesehen – die Verfahrensintegration ist vorbereitet. Mit dem geklärten ITDZ-Rahmen und der VOIS-Anbindung entsteht ein wiederverwendbarer Pfad für weitere Berliner Bezirke. 

Lessons learned: „Bürgeramt der Zukunft“ als Pfadfinder

Berlin hat den Weg praxisnah erarbeitet. Im Ausbildungsbürgeramt Friedrichshain-Kreuzberg wurden Check-in, Warte- und Abholprozesse im Live-Betrieb getestet. Die zentrale Erkenntnis ist, dass automatisierte Check-ins Leerlauf verringern und die Abholung an der Dokumentenausgabebox® ohne Termin und mit erweiterten Zugangszeiten gut angenommen wird. Sehr späte Zeitfenster zeigen kaum Nutzung. Das Ergebnis ist ein einfacher, flexibler und sicherer Betrieb in den Räumen des Bürgeramts mit persönlichem Empfang für Rückfragen.

Warum das wirkt – für Schalter, Teams und Menschen:

• Weniger Medienbrüche: Vorgänge sind im Verfahren bekannt; Befüllung/Freischaltung laufen standardisiert.

• Planbare Abholung: Ohne Termin und unabhängig von Sprechzeiten – drei Faktoren sichern die Identität.

• Entlastete Teams: Zeit wandert vom Abholschalter zu Fällen, die wirklich Beratung brauchen.

Die Funktionsweise und VOIS-Einbindung (MESO/ADVIS/AUSO) sind dokumentiert und behördlich praxiserprobt. 

Ausblick: So gelingt der Einstieg

Das Interesse an der DAB ist groß, die Budgets sind oft eng. Wir bieten Einsteiger- und Einsteiger+-Modelle sowie – wo verfügbar – Informationen zu kommunalen/kreislichen Förderoptionen. Wenn Haushaltsmittel nicht reichen oder Förderung nicht greift, ist die Anschaffung im Mietmodell möglich. So finden wir den passenden Weg von Einstieg bis Skalierung – auch für zusätzliche Arbeitsplätze oder Außenstellen.

Für weitere Bezirke: anschlussfähig und skalierbar

Reinickendorf macht vor, wie aus einem Pilot funktionierender Betrieb wird. Die Dokumentenausgabebox® ist Mittel, nicht Selbstzweck. Sie schafft Ruhe am Schalter und Zeit fürs Anliegen – und setzt einen Standard, der sich in Berlin und darüber hinaus übertragen lässt.

Mit VOIS-Integration, ITDZ-Rahmen und erprobten Abläufen ist der Pfad wiederholbar – technisch, organisatorisch und kommunikativ. Das Motto bleibt: Digitalisierung ist Mittel, nicht Ziel. Für spürbar und belegbar weniger Wege, weniger Wartezeit, mehr Begegnung.