„Wer Bürgeramtsmodernisierung ernst meint, braucht eine Dokumentenausgabebox.“
Emine Demirbüken-Wegner, Bezirksbürgermeisterin Reinickendorf – bei der Installation, November 2024.
Reinickendorf macht den Schritt vom Pilot in den Regelbetrieb: Die Dokumentenausgabebox® (DAB) ist an die VOIS-Fachverfahren angebunden (u. a. MESO/ADVIS/AUSO) – Ausweis- und Passdokumente können so ohne Zusatzwege ausgegeben werden, Vor-Ort-Termine werden spürbar reduziert. Das Berliner Setup ist übertragbar: Friedrichshain-Kreuzberg schließt technisch an, weitere Bezirke können zügig andocken – skalierbar, praxiserprobt, bürgernah.
Was jetzt konkret startet – und was folgt
Zum Start laufen Personalausweise und Reisepässe über die Box; eAT und Führerscheine sind perspektivisch vorgesehen – die Verfahrensintegration ist vorbereitet. Mit dem geklärten ITDZ-Rahmen und der VOIS-Anbindung entsteht ein wiederverwendbarer Pfad für weitere Berliner Bezirke.
Lessons learned: „Bürgeramt der Zukunft“ als Pfadfinder
Berlin hat den Weg praxisnah erarbeitet. Im Ausbildungsbürgeramt Friedrichshain-Kreuzberg wurden Check-in, Warte- und Abholprozesse im Live-Betrieb getestet. Die zentrale Erkenntnis ist, dass automatisierte Check-ins Leerlauf verringern und die Abholung an der Dokumentenausgabebox® ohne Termin und mit erweiterten Zugangszeiten gut angenommen wird. Sehr späte Zeitfenster zeigen kaum Nutzung. Das Ergebnis ist ein einfacher, flexibler und sicherer Betrieb in den Räumen des Bürgeramts mit persönlichem Empfang für Rückfragen.
Warum das wirkt – für Schalter, Teams und Menschen
Weniger Medienbrüche: Vorgänge sind im Verfahren bekannt; Befüllung/Freischaltung laufen standardisiert.
Planbare Abholung: Ohne Termin und unabhängig von Sprechzeiten – drei Faktoren sichern die Identität.
Entlastete Teams: Zeit wandert vom Abholschalter zu Fällen, die wirklich Beratung brauchen.
Die Funktionsweise und VOIS-Einbindung (MESO/ADVIS/AUSO) sind dokumentiert und behördlich praxiserprobt.
Budget knapp? So gelingt der Einstieg
Das Interesse an der DAB ist groß, die Budgets sind oft eng. Wir bieten Einsteiger- und Einsteiger+-Modelle sowie – wo verfügbar – Informationen zu kommunalen/kreislichen Förderoptionen. Wenn Haushaltsmittel nicht reichen oder Förderung nicht greift, ist die Anschaffung im Mietmodell möglich. So finden wir den passenden Weg von Einstieg bis Skalierung – auch für zusätzliche Arbeitsplätze oder Außenstellen.
Für weitere Bezirke: anschlussfähig und skalierbar
Reinickendorf macht vor, wie aus einem Pilot funktionierender Betrieb wird. Die Dokumentenausgabebox® ist Mittel, nicht Selbstzweck. Sie schafft Ruhe am Schalter und Zeit fürs Anliegen – und setzt einen Standard, der sich in Berlin und darüber hinaus übertragen lässt.
Mit VOIS-Integration, ITDZ-Rahmen und erprobten Abläufen ist der Pfad wiederholbar – technisch, organisatorisch und kommunikativ. Das Motto bleibt: Digitalisierung ist Mittel, nicht Ziel. Für spürbar und belegbar weniger Wege, weniger Wartezeit, mehr Begegnung.
