Dokumentenausgabebox®

Der Ablauf

Wenn die Reisepässe oder die Personalausweise von der Bundesdruckerei geliefert worden sind, sorgt ein Mitarbeiter des Bürgerbüros dafür, diese in die Dokumentenausgabebox® zu legen.

Der Barcode auf der Rückseite des Dokuments wird an der Dokumentenausgabebox gescannt. Ein Fach geöffnet sich automatisch und das Dokument wird eingelegt. Dies wird für jedes einzulegende Dokument wiederholt.

Das Fach wird entsprechend der Größe des Bürgers ausgewählt, um sicherzustellen, dass er es erreichen kann. Im Sinne der Barrierefreiheit kann durch Vermerk eines der unteren Fächer bevorzugt werden.

Wenn das Fach geschlossen ist, erhält die Bürgerin oder der Bürger automatisch eine SMS, die den Abholvorgang beschreibt, und es wird ein Code bereitgestellt, der beim Abholen des Dokumentes eingegeben werden muss

Wenn die Bürgerin oder der Bürger einen gültigen (oder abgelaufenen) Reisepass besitzt, wird er gebeten, diesen bei der Abholung mitzubringen. Bei Ausgabe des neuen Dokumentes wird das alte an der Dokumentenausgabebox® abgegeben und entwertet. Die Registrierung des Vorganges erfolgt automatisch durch die Integration der Dokumentenausgabebox® in das Fachverfahren.

Weiterhin ist es auch möglich, Personalausweise abzuholen. Während des Vorgangs wird der Bürger oder die Bürgerin gebeten zu bestätigen, dass der persönliche Pinbrief von der Bundesdruckerei erhalten wurde.

Auch die Ausgabe von Aufenthaltstiteln und Reiseausweisen ist möglich.

Perspektivisch soll auch die Ausgabe von z. B. Führerscheinen und Funddokumenten erm¨öglicht werden.

Erweiterter Bürgerservice

Verwaltungen nutzen die Dokumentenausgabebox, um ihren Bürgerservice zu erweitern. Bürgerinnen und Bürger müssen bisher einen Termin vereinbaren, Wartezeit im Bürgerservice mit einrechnen und anschließend noch Zeit beim Mitarbeiter verbringen.

Mit der Dokumentenausgabebox haben die Bürgerinnen und Bürger jetzt die Möglichkeit, ihre Dokumente ohne weitere Vorbereitung abzuholen. Und zwar genau dann, wenn es ihnen passt.

Und das ist auch die Meinung der Kommunen, die die Dokumentenausgabebox bereits besitzen:

Befüllung der Dokumentenausgabebox

Ist der Antrag verschickt, so werden die Reisepässe nach einer Bearbeitungszeit von der Bundesdruckerei zurückgeliefert. Im Bestellschein steht mit einem Kürzel versehen, welche Pässe in die Dokumentenausgabebox sollen. Jetzt muss die Befüllung durch einen Mitarbeiter vorgenommen werden. Die Dokumentenausgabebox ist in verschiedenste Kommunalsoftware integriert. In der weiteren Beschreibung wird die VOIS-Plattform als Beispiel herangezogen.

Der Abholvorgang

Beschreibung der Abholvorgang bei der Dokumentenausgabebox®. Zuvor erhielt der Bürger eine SMS mit Informationen über der Ausgabeprozess.

VOIS-Integration

Biometric Solutions unterhält eine Partnerschaft mit der deutschen Firma HSH GmbH im Bereich der Dokumentenausgabe. Über eine Schnittstelle zu den VOIS-Fachverfahren wird die Dokumentenausgabebox in die VOIS-Welt integriert, wie etwa über die bereits implementierte Schnittstelle zur Meldewesen-Software VOIS|MESO.

Passt überall hin

Die Dokumentenausgabebox wird immer mit einem Basismodul und einem oder mehreren Schubladenmodulen geliefert. Aufgrund der sehr kompakten Abmessungen der Box mit einer Tiefe von 37 Zentimetern kann sie fast überall aufgestellt werden, zum Beispiel im Bürgerbüro, im Rathausfoyer, in Bibliotheken oder Touristinformationen. Eine Bedienungseinheit zusammen mit einem Schrank mit 152 Fächern benötigt weniger als 0,4 Quadratmeter Fläche. So können verlängerte Öffnungszeiten angeboten werden.

Sicherheit

Im fachlichen Austausch mit deutschen Sicherheitsbehörden haben wir die Rückmeldung bekommen, dass ein Auslieferungsterminal mit hoheitlichen Dokumenten, wie es die Dokumentenausgabebox ist, vorzugsweise in Gebäuden stehen soll. Ebenfalls ist es wünschenswert, dass die Dokumentenausgabebox an eine Alarmanlage und eine Kameraüberwachung angeschlossen sein soll. Dies entspricht auch unseren Vorstellungen als Hersteller. Weil auch für uns die Sicherheit der Dokumente im Vordergrund steht, stellen wir die Dokumentenausgabebox nur in Innenräumen auf. Zusätzlich zeichnen wir den Ausgabeprozess auf und protokollieren ihn. Die Fotos werden ausschließlich auf einer Datenbank der Verwaltung gesichert.

In einigen EU-Ländern ist es noch möglich, Reisepässe und Personalausweise mit Zusatzkosten per Kurier oder Post an die Meldeadresse zuschicken zu lassen.

In Dänemark ist dies nicht mehr möglich, denn es gab große Probleme mit Dokumenten, die bei der Zustellung verloren gingen, und in der Folge hat das dänische Justizministerium das Passgesetz erweitert, sodass seit Januar 2022 der Versand von Reisepässen verboten ist.

Benutzerfreundliche Ausgabe

An der Dokumentenausgabebox können Bürgerinnen und Bürger ihre fertiggestellten Dokumente oder auch andere Gegenstände selbstständig abholen. Der bislang notwendige persönliche Kontakt zwischen dem Bürger und dem Mitarbeiter der Verwaltung entfällt. Das entlastet nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde, sondern ermöglicht gleichzeitig eine erhebliche Erweiterung der Servicezeiten. Die Bürger bedienen die Dokumentenausgabebox über einen eingebauten Touchscreen, der mit einem Sichtschutzfilter ausgestattet ist. Zusätzlich werden bspw. für Rollstuhlfahrer von der Software automatisch untere Fächer für die Ausgabe belegt.

Drei-Faktor-Authentifizierung

Die Bürgerinnen und Bürger benötigen für die Abholung ihrer Dokumente lediglich ihr Handy, einen PIN-Code und entweder ihr Geburtsdatum oder ihr altes Dokument. Wenn ein altes Dokument zur Authentifizierung benötigt wird, wird es vor der Ausgabe des neuen Dokuments direkt am Bedienungsterminal der Dokumentenausgabebox eingezogen und entwertet. Die Authentifizierung wird auf einer Datenbank der Verwaltung gespeichert. Es werden keine biometrischen Daten zur Authentifizierung benutzt.

Entwertung 

Gibt es alte Dokumente, die vor Ausgabe des neuen Dokumentes eingezogen und vernichtet werden müssen, so fordert die Dokumentenausgabebox den Abholer dazu auf, diese in den Entwerter zu stecken.

Dort werden die auf dem Dokumentenchip gespeicherten Daten mit den hinterlegten Daten abgeglichen und bei Übereinstimmung durch großkalibriges Lochen ungültig gemacht. Erst im Anschluss daran wird das neue Dokument ausgegeben. Das alte, ungültige Dokument verbleibt in der Dokumentenausgabebox.

Modular aufgebaut

Die Dokumentenausgabebox ist modular aufgebaut. Sie verbindet Schranktypen nach Ihren Wünschen. Sie können beispielsweise drei Schubladenmodule mit jeweils 152 Schubladen und ein Modul mit 19 Schubladen nebeneinander stellen.

Alle Module sind nur 1,80 m hoch und haben eine Tiefe von 37 cm. Das 152-Fächer-Modul hat eine Breite von 65 cm, das 19-Fächer-Modul hat eine Breite von 41 cm.

Dimensionen:

• Haupteinheit: H 180 x B 41 x T 37 cm

• Große Fächerbox: H 180 x B 41 x T 37 cm
  Fächer (19): H 3,8 x B 36,1 x T 32,7 cm

• Kleine Fächerbox: H 180 x B 65 x T 37 cm
  Fächer (152): H 2,2 x B 13,8 x T 24,3 cm

Ein- und Ausgabe

Es ist auch möglich, die Dokumentenausgabe-box für die Aushändigung und Abgabe anderer Dokumente zwischen der Kommune und den Bürgerinnen und Bürgern oder zum Austausch zwischen den Mitarbeitern der Verwaltung zu nutzen.

Die Prozesse können je nach Fall mit unterschiedlichen Sicherheitsgraden konfiguriert werden. Für verschiedene Aufgaben wurden eine Reihe vorkonfigurierter Prozesse erstellt, darunter Ausgabe und Eingabe von Rechnern, Schlüsseln, Laptops, Handys und Tickets.

Dies erweitert den Nutzen der Dokumentenausgabebox, sodass sie in mehreren Abteilungen der Verwaltung einen Mehrwert schaffen kann.