Dokumentenausgabebox®
Schneller Bürgerservice: Dokumente sicher, flexibel und ohne zusätzlichen Abholtermin ausgeben.
Bereits mehr als 100 Verwaltungen in Deutschland stellen mit der Dokumentenausgabebox® Ausweise auch außerhalb der Öffnungszeiten automatisiert zur Abholung bereit.
Mehr Möglichkeiten im Bürgerservice
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Die sichere Abholung erfolgt unabhängig vom Schalterbetrieb. Das reduziert Wartezeiten, entlastet den Publikumsverkehr und schafft im Tagesgeschäft mehr Zeit für Anliegen mit Beratungsbedarf. Standardisierte Ausgaben lassen sich so verlässlich außerhalb der regulären Öffnungszeiten abwickeln.
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Die Dokumentenausgabebox® unterstützt eine barrierearme Nutzung. Fachhöhe und Benutzerführung können so gewählt werden, dass die Abholung gut erreichbar bleibt: untere oder obere Fächer können bevorzugt werden. Die Oberfläche ist mehrsprachig, die Bedienung erfolgt ohne Zeitdruck und es genügt ein SMS-fähiges Mobiltelefon. Für die Abholung werden Handynummer und SMS-Abholcode verwendet. Je nach Vorgang ist zusätzlich das Geburtsdatum einzugeben oder ein bisheriges Dokument zurückzugeben.
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Ein bisher gültiges Dokument kann bis zur Abholung weiter genutzt werden. Ist vor Ausgabe des neuen Dokuments eine Entwertung erforderlich, wird das alte Dokument eingezogen, per Chip-Abgleich geprüft und anschließend ungültig gemacht. Erst danach wird das neue Dokument ausgegeben. Dadurch bleibt der Ablauf für Verwaltung und Bürgerinnen und Bürger nachvollziehbar.
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Bieten Sie Ihren Service dort an, wo er für die Bürgerinnen und Bürger im Alltag sinnvoll ist. Dank der kompakten Bauweise kann die Dokumentenausgabebox® auch in bestehenden Gebäuden gut untergebracht werden: im Bürgerbüro, im Rathausfoyer oder an anderen geeigneten Innenstandorten.
So steht die Dokumentenausgabebox® bspw. in einem Einkaufszentrum (Kassel), in einer Bankfiliale (Nürnberg), in einem Supermarkt-Kassenbereich (Vellmar) oder in einer Stadtbibliothek (Reinbek).
Angepasst an den Bürgerbüro-Alltag
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Die Dokumentenausgabebox® ist an zentrale Fachverfahren angebunden, darunter VOIS|MESO, VOIS|FUND, OK.EWO, VOIS|ADVIS, ADVIS und AUSO. Bereits im Antragsprozess kann die Ausgabe über die Dokumentenausgabebox® vorgesehen werden. Für hoheitliche Dokumente erfolgen Befüllung und Dokumentenverwaltung im Fachverfahren. Statusrückmeldungen und weitere Bearbeitungsschritte bleiben in den vorgesehenen Übersichten nachvollziehbar.
Für Fachverfahren, die aktuell nicht vollintegriert sind, stellen wir eine ergänzende Softwarelösung zur Verfügung. Hierüber können ebenfalls Dokumente jeglicher Art sowie Unterlagen ausgegeben werden. Die ergänzende Softwarelösung können zudem alle Kunden auch für interne Übergaben nutzen.
In Zusammenarbeit mit verschiedenen Software-Herstellern, befinden sich aktuell Anbindungen an weitere Fachverfahren in der technischen Umsetzung.
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Die Befüllung erfolgt aus dem Fachverfahren heraus. Mitarbeitende sehen in der Befüllübersicht, welche Dokumente einzulegen sind. Beim Einlegen wird das richtige Dokument geprüft, bevor sich das zugeordnete Fach öffnet. Wichtige Prozessschritte wie Datenerfassung, Einlage, Ausgabe, administrative Entnahme und Statusänderungen werden protokolliert. Historie und Statistik unterstützen zusätzlich bei Rückfragen, Fristensteuerung und die Planung freier Fächer im laufenden Betrieb.
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Soweit der Abholprozess den Einzug eines bisherigen Dokuments vorsieht, wird dieser Schritt direkt in die Ausgabe eingebunden. Der Status des neuen Dokuments wird nach der Abholung automatisch auf „ausgehändigt“ fortgeschrieben. Für eingezogene Alt-Dokumente werden die vorgesehenen Statuswerte im Prozess ebenfalls automatisch berücksichtigen. So bleibt der Vorgang fachlich nachvollziehbar und organisatorisch sauber.
Innovation in Form und Funktion
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Die Dokumentenausgabebox® schafft einen klar erkennbaren Abholpunkt im Gebäude und ergänzt den klassischen Schalterbetrieb um einen zusätzlichen Servicekanal. Ihre Gestaltung ist funktional und zurückhaltend, sodass sie sich auch in publikumsintensive Bereiche wie Foyer oder Bürgerbüro gut einfügt.
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Mit dem optionalen UniLock-Zutrittskontrollsystem kann der Zugang zu geschützten Bereichen mit demselben Code gesteuert werden, der auch für die Abholung verwendet wird. Damit ist es möglich, in räumlich abgegrenzten Bereichen mit separatem Zugang ein 24/7-Bürgerservice entsprechend dem Gedanken des Onlinezugangsgesetzes anzubieten.
Ein optionaler Alarmsensor unterstützt die Einbindung in bestehende Einbruchmeldeanlagen und kann zusätzliche Sicherheitsanforderungen am Standort abbilden. Der Alarmsensor unterscheidet intelligent zwischen Alltagsgeschehen und Einbruchsversuch. Das erhöht die Sicherheit und ist in manchen Bundesländern fest vorgeschrieben.
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Dank der kompakten Bauweise mit 37 cm Tiefe und weniger als 0,4 m² Flächenbedarf in der Standardkonfiguration benötigt die Dokumentenausgabebox® wenig Aufstellfläche.
Die Dokumentenausgabebox® ist modular aufgebaut. Verfügbar sind eine Bedieneinheit sowie Module mit 19, 76 und 152 Fächern, die je nach örtlichem Bedarf kombiniert werden können. Dadurch lässt sich die Lösung vom kompakten Einstieg bis zur größeren Mehrmodul-Konfiguration ausbauen.
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Je nach Fachverfahren, bestehendem Vertragsrahmen und kommunalem Beschaffungsweg kann die Dokumentenausgabebox® als Erweiterung bestehender Systeme eingeordnet werden. Ob und in welcher Form ein vereinfachter Vergabeweg möglich ist, sollte jeweils mit dem zuständigen IT-Dienstleister beziehungsweise der Vergabestelle vor Ort geprüft werden.
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Master + 76
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Master + 76 + 19
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Master + 152 + 19
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Master + 4x152
Produktvariationen
Vom kompakten Einstieg bis zur mehrmoduligen Lösung: Die Dokumentenausgabebox® lässt sich anhand der verfügbaren 19-, 76- und 152-Fächer-Module bedarfsgerecht konfigurieren. Die folgenden Varianten sollen als verständliche Orientierung dienen.
Weitere individuelle Modulvarianten sind jederzeit möglich. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fächergrößen, Stückzahl oder Aufstellorte an Ihre örtlichen Anforderungen anpassen möchten.