Bei unserer Dokumentenausgabebox® gibt es einige Neuerungen: Eine neue Generation der Bedieneinheit, zusätzliche Sprachen und praktische Verbesserungen bei der Antragstellung und Automatenbefüllung. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Entwicklungen vor und zeigen, wie Verwaltungen davon profitieren können.
Neue Bedieneinheit (Gen 2): Verbesserter Brandschutz und einfachere Bedienung
Wir haben die Bedieneinheit der DokBox weiterentwickelt. Ab sofort werden alle neuen Dokumentenausgabeboxen mit der zweiten Generation (Gen 2) ausgeliefert.
Die Außenmaße bleiben unverändert. Bei der Sicherheit, Bedienbarkeit und im technischen Aufbau gibt es jedoch einige Verbesserungen:
Verbesserte Brandeigenschaften: Die Tür besteht jetzt vollständig aus lackiertem Aluminium. Auf die bisherige Acrylplatte wird verzichtet.
Neue Breitwinkelkamera: Sobald eine Person das Touchdisplay berührt, ermöglicht die neue Kamera bessere Nahaufnahmen.
Getrennte Zugangsbereiche: Die Tür ist jetzt zweigeteilt. Unten befindet sich der Zugang zum Sammelbehälter für entwertete Bestandsdokumente. Der obere Bereich ist für die technischen Komponenten und den Zugriff durch die IT-Abteilung vorgesehen. Zukünftig soll das Öffnen des Bereichs für die Bestandsdokumente per Fachverfahren erfolgen. Ein Schlüssel wird dann nicht mehr benötigt.
Bessere Erreichbarkeit: Alle Bedienelemente und Komponenten wurden tiefer positioniert, um die Bedienung barriereärmer zu gestalten.
Damit bleibt das bewährte DokBox-Konzept erhalten und wird an entscheidenden Stellen weiter verbessert.
Beliebig viele Fächermodule mit nur einer Bedieneinheit
Auch beim modularen Aufbau gibt es eine Verbesserung. Künftig lassen sich beliebig viele Fächermodule mit einer einzigen Bedieneinheit der neuen Generation betreiben. Die bisher verfügbaren Fächermodule mit 19, 76 oder 152 Fächern können weiterhin bedarfsgerecht kombiniert werden.
Der Vorteil: Verwaltungen, die eine größere Anzahl an Fächermodulen benötigen, sparen sich eine zweite Bedieneinheit. Das reduziert den technischen Aufwand und macht die Erweiterung bestehender Anlagen wirtschaftlicher.
Fünf zusätzliche Sprachen ab Januar 2027
Die DokBox wird internationaler. Ab Januar 2027 wird die Benutzerführung um fünf zusätzliche Sprachen erweitert: Ukrainisch, Spanisch, Türkisch, Arabisch und Russisch. Bereits vorhanden sind: Deutsch, Englisch und Dänisch.
Damit können noch mehr Bürgerinnen und Bürger ihre Dokumente selbstständig in einer für sie verständlichen Sprache abholen. Die mehrsprachige Bedienung unterstützt einen einfachen und nachvollziehbaren Abholprozess.
Weniger Handgriffe bei Antragstellung und Automatenbefüllung
Einige Neuerungen im Fachverfahren VOIS|MESO sind von außen nicht sichtbar. Sie betreffen direkt die tägliche Arbeit der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter.
DokBox-Ausgabe als Standard im Antragsprozess
In den Einstellungen zur Dokumentenausgabebox steht eine neue Option zur Verfügung: „Dokumente standardmäßig in der DAB ablegen“. Wird die zunächst deaktivierte Funktion eingeschaltet, öffnet sich bei der Beantragung eines Personalausweises oder Reisepasses automatisch der Dialog zur Ablage in der DokBox. Möchten Bürgerinnen oder Bürger ihr Dokument nicht über die DokBox abholen, schließen Mitarbeitende den Dialog aktiv. Die Funktion wird softwareseitig ausschließlich bei Anträgen angeboten, bei denen die DokBox-Ausgabe auch bisher bereits manuell auswählbar war.Begleitschreiben bei der Automatenbefüllung
Auch bei der Befüllung der DokBox gibt es eine Neuerung: Das Begleitschreiben mit dem Sperrkennwort wird jetzt aus einer Formularvorlage erzeugt, statt wie bisher fest im Programm aufgebaut. Die Inhalte bleiben erhalten. Die Hinweise zum Sperren der Online-Ausweisfunktion sind übersichtlicher gegliedert. Werden mehrere Fächer gleichzeitig ausgewählt, wird für jedes Fach automatisch ein eigenes Dokument erstellt.Sortenreines Bestellen bei der Bundesdruckerei
Ab Anfang 2027 sollen Dokumentenanträge für die Ausgabe über die DokBox automatisch sortenreinen Bestellcontainern für die Bundesdruckerei zugeordnet werden können. Damit werden Dokumente für die DokBox und für die persönliche Aushändigung bereits bei der Bestellung getrennt. Das bisher notwendige manuelle Sortieren der zurückgelieferten Dokumente entfällt und vereinfacht die weiteren Abläufe im Bürgerbüro.
Gut zu wissen: Diese Möglichkeiten gibt es bereits
Nicht alle praktischen Funktionen sind neu. Einige stehen bereits seit längerer Zeit zur Verfügung, werden aber noch nicht von allen Verwaltungen genutzt.
Automatische DAB-Kennzeichnung auf dem Bestellschein
Wussten Sie, dass in VOIS|MESO auf dem Bestellschein bereits automatisch gekennzeichnet wird, welche Dokumente für die Ausgabe über die DokBox vorgesehen sind? In der zusätzlichen Spalte „DAB“ wird der jeweilige Automatenstandort mit einem Kürzel (A, B, C …) angegeben. Eine Legende im Kopf des Bestellscheins zeigt, welches Kürzel welchem Standort zugeordnet ist. Die Kennzeichnung erfolgt automatisch anhand der DokBox-Auswahl im Antrag. Ein zusätzliches handschriftliches Markieren ist deshalb nicht notwendig.Eigene Behördenkennzahl für die DokBox
Alle Verwaltungen mit einer Dokumentenausgabebox® können bei der Bundesdruckerei für diese eine separate Behördenkennzahl beantragen. Diese Kennzahl kann anschließend bei der Antragstellung ausgewählt werden, wenn Dokumente für die Ausgabe über die DokBox vorgesehen sind. Da die Bundesdruckerei ihre Bestellungen nach Behördenkennzahlen organisiert, können entsprechende Dokumentenbestellungen bereits im Bestellprozess gezielt zugeordnet werden.
Gemeinsam den Bürgerservice weiterentwickeln
Die neuen Funktionen und die überarbeitete Bedieneinheit zeigen, wie wir die DokBox kontinuierlich weiterentwickeln: mit Blick auf die Abläufe im Bürgerbüro, die Anforderungen der Verwaltungen und eine möglichst einfache Dokumentenabholung für Bürgerinnen und Bürger.
Sie möchten mehr über die Neuerungen erfahren oder prüfen, welche Erweiterungen für Ihre Verwaltung sinnvoll sind?
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht an vertrieb@biometric-group.de oder Ihren Anruf unter 040 – 8770 9501.