Im Gespräch – Ausgabe 01: Verwaltungsdigitalisierung zwischen Politik und Praxis

„Im Gespräch" ist eine Reihe der Biometric Solutions GmbH, in der wir Entscheiderinnen und Entscheider, kommunale Praktikerinnen und Praktiker sowie Fachleute aus Politik und Wissenschaft zu konkreten Fragen der Verwaltungsmodernisierung zusammenbringen. Eine Stimme eröffnet, weitere ordnen ein, differenzieren oder widersprechen.

Worum es geht

Der Versand neuer Ausweis- und Reisedokumente direkt an die Wohnadresse der Antragstellenden gehörte zu jenen Vorhaben, die als Symbol für eine bürgernahe, entlastende Verwaltung galten. In Dänemark hatte der Gesetzgeber bereits 2021 einen anderen Weg eingeschlagen und auf Dokumentenausgabeboxen bei den Behörden umgestellt. In Deutschland verlief die Diskussion anders – und auch die Umsetzung. Heute, einige Jahre nach Einführung, lohnt sich ein nüchterner Blick: Wie ist die Resonanz aus den Kommunen, wie aus der Politik, und was sagt dieses Beispiel über den Prozess, in dem Verwaltungsdienstleistungen entwickelt werden?

Wir haben darüber mit Michael Schmidt Barsöe gesprochen, Geschäftsführer der Biometric Solutions GmbH.

Zum Gesprächspartner

Michael Schmidt Barsöe ist Geschäftsführer der Biometric Solutions GmbH. Mit seinem Unternehmen begleitet er Verwaltungen unterschiedlicher Größe bei der Einführung digitaler und prozessualer Lösungen im Bürgerservice und arbeitet seit Jahren an der Schnittstelle zwischen kommunaler Praxis und politischer Gestaltung.

Das Gespräch

Herr Schmidt Barsöe, Sie haben den deutschen Gesetzesvorschlag zur Direktzustellung von Ausweisdokumenten von Anfang an mit Skepsis verfolgt. Was hat Sie damals stutzig gemacht?

Mit gewisser Verwunderung hörte ich vor mehreren Jahren von einem Gesetzesvorschlag, der die Handhabung von Pässen und Ausweisdokumenten optimieren und die Kommunen entlasten sollte. Der Vorschlag stand im deutlichen Kontrast zu Erfahrungen, die zuvor in Dänemark gemacht worden waren. Konkret ging es um die Zustellung neuer Ausweis- und Reisedokumente direkt an die Wohnadresse der Antragstellenden – ein Ansatz, den Dänemark bereits 2021 verworfen hatte.

Was genau war in Dänemark anders entschieden worden?

Der dänische Gesetzgeber hat den Versand von Ausweisdokumenten 2021 untersagt und stattdessen auf die Abholung bei der Behörde über Dokumentenausgabeboxen gesetzt. Das war eine bewusste, begründete Entscheidung. Die Frage, die sich für mich aufdrängte, war: Konnte Deutschland in diesem Punkt tatsächlich so grundlegend anders sein – oder wurde bei der Bewertung ein wesentlicher Aspekt übersehen?

Sie haben diese Frage nicht nur für sich gestellt, sondern aktiv gesucht. Mit wem haben Sie gesprochen?

Da sich für mich keine überzeugende Begründung fand, sprach ich im Laufe der Zeit mit kommunalen Mitarbeitenden sowie mit politischen Entscheidungsträgern. Das Bild war auffällig zweigeteilt: Viele der Mitarbeitenden in den Kommunen äußerten Vorbehalte. Auf politischer Ebene wurde dagegen überwiegend von einer erfolgreichen Umsetzung ausgegangen.

Wie fällt die Bilanz heute aus?

Rückblickend zeigt sich ein klares Bild: Diese Dienstleistung hat weder bei den Bürgerinnen und Bürgern noch bei vielen kommunalen Mitarbeitenden eine breite Akzeptanz gefunden. Aus meiner Sicht ist dieses Ergebnis nachvollziehbar – gerade vor dem Hintergrund dessen, was die Mitarbeitenden frühzeitig signalisiert hatten.

Sie sprechen von einer Diskrepanz zwischen politischen Zielvorstellungen und dem Verwaltungsalltag. Wie kritisch ist diese Lücke aus Ihrer Sicht?

Sie ist sehr kritisch zu betrachten, insbesondere vor dem Hintergrund des erheblichen Einsatzes an personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen, der in solche Projekte fließt. Wenn dieser Aufwand auf Annahmen aufbaut, die in der Praxis nicht tragen, entsteht ein doppelter Verlust: Die Lösung erreicht ihr Ziel nicht, und die Ressourcen fehlen für andere Vorhaben, die wirken könnten.

Was wäre der bessere Ansatz?

Nachhaltige Produkt- und Serviceentwicklung beginnt dort, wo die konkreten Aufgaben entstehen. Die Menschen, die täglich mit diesen Aufgaben befasst sind, verfügen über das notwendige Praxiswissen. Sie können auf bestehende Lösungen hinweisen, die ihren Arbeitsalltag verbessern. Sie können tragfähige Grundlagen für Weiterentwicklungen schaffen. Für Anbieter ist diese Form der Co-Entwicklung ein zentraler Erfolgsfaktor – von der ersten Idee über die Einführung bis zur kontinuierlichen Weiterentwicklung. Hier liegt der Kern des Innovationsprozesses, hier entstehen Lösungen, die langfristig Bestand haben.

Was bedeutet das konkret für die nächsten Vorhaben in der Verwaltungsmodernisierung?

Die Orte zu stärken, an denen fachliche Expertise, praktische Erfahrung und konzeptionelle Entwicklung konstruktiv zusammenwirken. Das ist weniger eine technische als eine Haltungsfrage. Wer Lösungen entwickelt, ohne diese Orte einzubeziehen, riskiert Wiederholungen des bereits Gesehenen.

Was bleibt

Das Beispiel der Direktzustellung zeigt exemplarisch, wie gut gemeinte Vorhaben an der Schnittstelle zwischen politischer Gestaltung und kommunaler Praxis ihre Wirkung verlieren können. Die offene Frage ist nicht, ob es bessere Verfahren gibt, um Praxiswissen einzubeziehen – die gibt es. Die Frage ist, wie sie strukturell verankert werden, sodass sie nicht von einzelnen engagierten Akteuren abhängen.

In der nächsten Ausgabe von „Im Gespräch" widmen wir uns einem konkreten Beispiel gelungener Co-Entwicklung zwischen Kommune und Anbieter.

„Im Gespräch" ist ein Format der Biometric Solutions GmbH und lebt von der Vielfalt der Perspektiven. Wenn Sie aus Ihrer kommunalen oder fachlichen Praxis zu den hier diskutierten Fragen beitragen möchten, freuen wir uns über Ihre Rückmeldung.